Verwaltungsgericht Potsdam Urteil vom 10.09.2018 – VG 3 K 3079/14

Die Klage wird abgewiesen.

Die Klägerin trägt die Kosten des Verfahrens.

Das Urteil ist hinsichtlich der Kosten vorläufig vollstreckbar.

Die Klägerin darf die Vollstreckung durch Sicherheitsleistung oder Hinterlegung in Höhe von 110 % des vollstreckbaren Betrags abwenden, wenn nicht der Beklagte zuvor Sicherheit in Höhe von 110 % des zu vollstreckenden Betrags leistet.

Die Klägerin begehrt die Erstattung von Kosten nach dem Brandenburgischen Vergabegesetz.

Mit Antrag vom 16. Dezember 2013 beantragte die Klägerin die Erstattung von Mehrkosten in Höhe von 1.792,53 Euro nach § 3 der Erstattungsverordnung zum Brandenburgischen Vergabegesetz mit der Begründung, sie habe im Jahr 2012 nicht über hinreichende Personalkapazitäten verfügt und deshalb einen externen Dienstleister, die K... (im Folgenden: K...), damit beauftragt, die Aufgaben und Abrechnungen nach dem Vergabegesetz durchzuführen. Diese habe Nachweise eingeholt, Kontrollen durchgeführt, aus den Vergabeakten die abrechenbaren Fälle sowie die Fallpauschalen für die Abrechnung ermittelt und den Kostenerstattungsantrag erstellt. Die Mehrkosten von 1.792,53 Euro seien die Differenz zwischen den Dienstleistungskosten für die Kommunaltreuhand in Höhe von 4.044,81 Euro und den Bearbeitungskosten gemäß Fallpauschalen in Höhe von 2.252,28 Euro. Drei Rechnungen der K... aus dem Jahr 2013 waren dem Antrag beigefügt.

Nach Anhörung der Klägerin setzte der Beklagte mit Bescheid vom 8. Dezember 2014 den Erstattungsbetrag für Mehrkosten der Bearbeitung von Auftragsvergaben und Kosten der Schulungen zum Brandenburgischen Vergabegesetz auf insgesamt 2.921,17 Euro fest. Im Übrigen – hinsichtlich der Mehrkosten für die Einschaltung eines Dienstleisters – wies er den Antrag zurück. Zur Begründung wurde im Wesentlichen ausgeführt, dass die Angaben in den drei vorgelegten Rechnungen der K... keinen Aufschluss über die Erforderlichkeit und Wirtschaftlichkeit der Beauftragung des Dienstleisters böten. Die Bearbeitungsmehrkosten durch die Anwendung des Vergabegesetzes entstünden weitgehend bei Tätigkeiten, die sich von der Bearbeitung eines öffentlichen Auftrags ohne Vergabegesetz kaum unterscheiden oder getrennt ausführen ließen. Eine Abgrenzung sei hier auch im Hinblick auf die Art der Rechnungsstellung in Form zweier Teilpauschalen ohne Angaben zum erbrachten (zeitlichen) Aufwand nicht möglich. Dementsprechend gebe die Klägerin als Tätigkeit der K... die Zusammenstellung der abrechenbaren Fälle aus den Vergabeakten an. Dies werde jedoch in der letzten Rechnung geltend gemacht. Der Antrag der Klägerin beziehe sich auf das Jahr 2012, während die K... Tätigkeiten im Jahr 2013 gegenüber der Klägerin abrechne. Ein Zusammenhang zwischen den vorgelegten Rechnungen und den Mehrkosten der vorgelegten Auftragsvergaben sei nicht erkennbar. Leistungsinhalt und -gegenstand seien nur pauschal den Rechnungen zu entnehmen.

Die Klägerin hat am 22. Dezember 2014 Klage erhoben.

Sie trägt vor, den ersten beiden Rechnungen der K... habe deren Angebot vom 12. Februar 2013 zugrunde gelegen, das sich auf Leistungen im Haushaltsjahr 2012 bezogen habe. Sie habe den Auftrag dementsprechend erteilt, es seien zwei Fälligkeitstermine zum Festpreis vereinbart gewesen, 50 % zu Beginn und 50 % nach Vorlage des Schlussberichts, ohne Detailnachweis auf den Rechnungen. Sie habe den Auftrag später erweitert, um auch die Abrechnung der Leistungen nach dem brandenburgischen Vergabegesetz unter Nutzung der zu diesem Zeitpunkt zur Verfügung stehenden Formblätter zu entwerfen. Auch diese Arbeitsergebnisse bezögen sich ausschließlich auf das Haushaltsjahr 2012 und seien Gegenstand der dritten Rechnung der K... . Diese habe auf der Grundlage eines Tageshonorars von netto 725 Euro inklusive aller Reise- und Nebenkosten kalkuliert und die Leistung zu einem Festpreis übernommen, unabhängig von einem eventuellen Mehraufwand. Ein anderes fachkundiges Unternehmen habe nicht zur Verfügung gestanden. Im Jahr 2012 habe es noch kein systematisches Dokumentationsverfahren hinsichtlich der Wahrnehmung der Aufgaben nach dem Vergabegesetz in der Gemeindeverwaltung gegeben. Der Dienstleister habe die Vergaben des Jahres 2012 über die Fachbereiche ermittelt. So seien 31 Vergabevorgänge aus dem Jahr 2012 durch Einsichtnahme in die Vergabeakten überprüft worden. Die einzelnen Fälle seien nach den Kategorien des Vergabegesetzes Brandenburg beurteilt und und klassifiziert worden. In jedem Einzelfall sei geprüft worden, welche Vereinbarungen und Nachweise im Sinne des Vergabegesetzes vorhanden waren. Der Dienstleister habe außerdem festgestellt, in welchen Vergabeverfahren Nachweiskontrollen erforderlich waren und diese in fünf Fällen durchgeführt. Sie habe dem Schreiben des Beklagten vom 30. Dezember 2013 nicht entnehmen können, dass sie die Erforderlichkeit der abgerechneten Leistungen des Dienstleisters habe näher begründen müssen.

In kleineren Gemeinden wie die Klägerin sei die Qualifizierung eigenen Personals ineffizient, da die Aufgaben nach dem Vergabegesetz keine ganze Stelle auslasteten. Die beantragten Mehrkosten seien verglichen mit den Kosten für die Qualifikation eigener Mitarbeiter offensichtlich günstiger. Die Wirtschaftlichkeit der Maßnahme begründe sie mit einem Vergleich der pauschalen Drittkosten mit den Kosten einer Qualifizierung des Personals und eigener Aufgabenwahrnehmung und nicht mit den Mehrkosten der Dienstleistung gegenüber der Summe aus den Fallpauschalen.

Die Klägerin beantragt sinngemäß schriftsätzlich,

den Beklagten unter Aufhebung des Bescheids vom 8. Dezember 2014 zu verpflichten, ihr die Erstattung weiterer Mehrkosten in Höhe von 1.792,53 Euro zu bewilligen.

Der Beklagte beantragt schriftsätzlich,

die Klage abzuweisen.

Er trägt ergänzend vor: Zwar liege es in der Organisationsgewalt der Gemeinde zu entscheiden, ob sie eine Aufgabe durch eigenes Personal oder Dritte erfülle, jedoch erfolge eine Kostenerstattung nur in Höhe der kostengünstigsten Möglichkeit. Daher müsse der Antragsteller auch erklären, dass kostengünstigere Alternativen fehlten. Die vorliegenden Rechnungen der K... erfüllten diese Anforderungen nicht, da es an einer Zeiterfassung für die Bearbeitung der Aufgaben fehle. Nur Stundenaufschreibungen könnten den erforderlichen Nachweis von Mehrkosten erbringen. Daher könne nicht der Nachweis geführt werden, dass bei der Bearbeitung ein höherer Zeitaufwand als nach den Pauschalen prognostiziert entstanden sei. Die Klägerin habe mit ihrem Dienstleister eine Pauschalvereinbarung unabhängig vom Zeitaufwand und inklusive aller Reise- und Nebenkosten getroffen. Der Kostenerstattungsantrag beziehe sich auf Vergabeverfahren im Jahr 2012. Die Anwendung des Brandenburgischen Vergabegesetzes müsse zu Beginn jedes Vergabeverfahrens geprüft werden, die Kontrollen nach § 8 BbgVergG erfolgten demgegenüber im Zusammenhang mit der Rechnungslegung und damit nach Auftragsdurchführung. Der Dienstleister der Klägerin sei jedoch erst im Jahr 2013 tätig geworden.

Wegen der weiteren Einzelheiten des Sach- und Streitstands wird auf den Inhalt der Gerichtsakte und der Verwaltungsvorgänge des Beklagten ergänzend Bezug genommen.

Das Gericht konnte ohne mündliche Verhandlung entscheiden, da die Beteiligten mit dieser Verfahrensweise einverstanden sind (§ 101 Abs. 2 VwGO).

Die zulässige Verpflichtungsklage ist unbegründet.

Der Bescheid des Beklagten vom 8. Dezember 2014 ist nicht rechtswidrig und verletzt die Klägerin nicht in ihren Rechten (vgl. § 113 Abs. 5 Satz 1 VwGO). Die Klägerin hat keinen Anspruch auf Erstattung von Mehrkosten für die Einschaltung eines Dienstleisters in Höhe von 1.792,53 Euro.

Rechtsgrundlage für den geltend gemachten Anspruch ist § 14 Abs. 2 Satz 4 Brandenburgischen Vergabegesetz – BbgVergG – (in der zum Zeitpunkt der Antragstellung geltenden Fassung vom 21. September 2011, GVBl. I, Nr. 19) i.V.m. § 3 Abs. 1 Brandenburgische Vergabegesetz-Erstattungsverordnung – BbgVergGErstV (vom 14. Januar 2013, GVBl. II, Nr. 6).

Nach § 14 Abs. 1 BbgVergG gewährt das Land u.a. den amtsfreien Gemeinden für den mit der Anwendung des Vergabegesetzes verbundenen höheren Verwaltungsaufwand einen finanziellen Ausgleich, der sich nach dem zusätzlichen Bearbeitungsaufwand für die eigenen Beschaffungsvorgänge bemisst. Für die verschiedenen Tätigkeiten nach dem Vergabegesetz werden aufwandsabhängige Fallpauschalen gebildet (§ 14 Abs. 2 Satz 1 bis 3). Sofern die ermittelte Fallpauschale die notwendigen Kosten nicht abdeckt, können auf Antrag der betroffenen Kommune die darüber hinausgehenden nachgewiesenen Mehrkosten, die bei einer kostenbewussten Wahrnehmung der Aufgabe nicht vermieden werden können, geltend gemacht werden (§ 14 Abs. 2 Satz 4). § 14 Abs. 3 BbgVergG ermächtigt die Landesregierung, weitere Kostenerstattungen nach Absatz 2, soweit diese nicht durch die Fallpauschalen abgegolten sind, durch Rechtsverordnung zu regeln. Auf der Grundlage dieser Verordnungsermächtigung regelt § 3 BbgVergGErstV die Erstattung weiterer (d.h. über Bearbeitungskosten nach § 1 hinausgehender) Mehrkosten, wenn und soweit die nach § 1 ermittelte Fallpauschale eines Beschaffungsvorgangs die zur Bearbeitung notwendig anfallenden Kosten nicht abdeckt (§ 3 Abs. 1 Satz 1). Die Mehrkosten müssen auch bei einer kostenbewussten Wahrnehmung der Aufgabe unvermeidbar sein (Satz 2). Der Antrag muss die Kosten darlegen und eine Erklärung über das Fehlen von kostengünstigeren Alternativen enthalten (Satz 3). Werden, wie hier für die Beauftragung eines Dienstleisters, Drittkosten geltend gemacht, sind entsprechende Nachweise beizufügen (Satz 4).

Die Voraussetzungen für eine Erstattung der über die Bearbeitungskosten nach Fallpauschalen hinausgehenden Kosten eines Dienstleisters nach § 3 Abs. 1 BbgVergGErstV sind nicht erfüllt. Nach den von der Klägerin eingereichten Unterlagen und ihrem Vorbringen ist nicht erkennbar, dass die geltend gemachten Mehrkosten von 1.792,53 Euro auch bei einer kostenbewussten Aufgabenwahrnehmung unvermeidbar waren. Es fehlt an einer substantiierten Darlegung der Kosten für die Einschaltung der Kommunaltreuhand und an einer Vorlage der entsprechenden Nachweise hierfür. Zwar hat die Klägerin drei Rechnungen der K... ihrem Antrag beigefügt. Hieraus werden jedoch Art und Umfang von deren Tätigkeit nur ansatzweise erkennbar. Die beiden Rechnungen vom 11. Dezember und 24. September 2013 beziehen sich auf nicht näher eingegrenzte Zeiträume: ab Mai 2013 bzw. 06 bis 09 2013. In der Rubrik Artikel/Dienstleistung ist lediglich jeweils angeführt: Brandenburgisches Vergabegesetz; Prüfung, Kontrollen und Abrechnung; erste bzw. letzte Teilrechnung. Es werden jeweils 1.725,50 Euro in Rechnung gestellt. Auch mit den Erläuterungen der Klägerin in der Klagebegründung werden die abgerechneten Leistungen nicht hinreichend dargelegt. Es ist schon nicht nachvollziehbar, dass sich – so das Vorbringen der Klägerin – die beiden Rechnungen, denen das Angebot der Kommunaltreuhand vom 12. Februar 2013 zugrundegelegen hat, auf Leistungen im Haushaltsjahr 2012 beziehen sollen, da in den Rechnungen als Liefer- oder Leistungsdatum Zeiträume des Jahres 2013 abgerechnet werden. Da vorliegend Mehrkosten für das Haushaltsjahr 2012 geltend gemacht werden, müssten diese sich wie die Bearbeitungskosten in Fallpauschalen (vgl. §1 BbgVergGErstV und Anlage 1.1 zum Antrag vom 16. Dezember 2013) auf Tätigkeiten im Jahr 2012 beziehen. Auch die von der Klägerin eingereichte Übersicht der Angebotsdaten gibt keinen konkreten Aufschluss über den Umfang des Leistungsgegenstands. Für ca. 4 Personentage wird ein Festpreis von 2.900 Euro pauschal vereinbart, ohne dass sich die einzelnen Arbeitsschritte für die abgegoltenen Mindestlohnkontrollen und Erarbeitung der Kostenabrechnung dem Angebot entnehmen lassen. Hieraus lässt sich nicht entnehmen, dass und in welchem Umfang ein höherer Zeitaufwand als nach den Fallpauschalen veranschlagt der Klägerin tatsächlich entstanden ist. Entgegen ihrem Vorbringen ist die Klägerin auch im Anhörungsschreiben vom 30. Dezember 2013 darauf hingewiesen worden, dass für weitergehende Vergütungen Zweifel an der Wirtschaftlichkeit der Maßnahme bestehen und die vorgelegten Rechnungen nicht aussagekräftig hinsichtlich der vergüteten Leistung sind. Hierfür reicht der pauschale Hinweis der Klägerin auf Personalengpässe in der Verwaltung nicht aus. Auch der Vortrag der Klägerin zur dritten Rechnung der K... vom 11. Dezember 2013 über 593,81 Euro, die sich auf die Durchführung der Abrechnung 2012 im Dezember 2013 bezieht, vermag die Erforderlichkeit von Mehrkosten über die Fallpauschalen hinaus nicht zu begründen. Hierzu macht die Klägerin geltend, dieser Rechnung liege ein gegenüber dem Angebot vom 12. Februar 2013 erweiterter Auftrag zugrunde. Dies ist nicht nachvollziehbar, da Leistungsgegenstand des ursprünglichen Angebots bereits die Kostenabrechnung war. Ohne substantiierte Darlegung der von der K... erbrachten Leistungen und deren zeitlicher Aufwand sowie Vorlage entsprechender Nachweise, insbesondere von Urkunden, fehlt es an der in § 4 Abs. 3 Satz 1 BbgVergGErstV verlangten Glaubhaftmachung der Voraussetzungen der Kostenerstattung. Diese für das Verfahren der Kostenerstattung allgemein geltende Regelung findet auch im Zusammenhang mit der Beantragung von Mehrkosten nach § 3 BbgVergGErstV Anwendung. Insoweit kann dem Einwand der Klägerin, im Zusammenhang mit der Beantragung von Drittkosten habe sie der Nachweispflicht in § 3 Abs. 1 Satz 4 BbgVergGErstV Genüge getan, wenn sie (nur) belege, dass ihr diese Kosten im Rahmen eines Dienstleistungsauftrags tatsächlich entstanden seien, nicht gefolgt werden. Um überprüfen zu können, ob und in welchem Umfang Mehrkosten durch die Einschaltung eines Dritten unvermeidbar waren, hätte es einer Darlegung bedurft, welcher Zeitaufwand für die einzelnen Tätigkeiten des Dienstleisters erforderlich war, und der Vorlage von Belegen hierfür.

Die Kostenentscheidung beruht auf § 154 Abs. 1 VwGO.

Die Entscheidung über die vorläufige Vollstreckbarkeit folgt aus § 167 Abs. 2 VwGO, §§ 708 Nr. 11, 711 ZPO.

B e s c h l u s s :

Der Streitwert wird gemäß § 52 Abs. 3 GKG in Höhe des streitigen Geldbetrags auf 1.792,53 Euro festgesetzt.