§ 4

(1) Die Aufbewahrungsfrist für das in § 3 nicht genannte Schriftgut beginnt mit dem auf das Jahr der Weglegung folgenden Jahr, für Personalakten beginnt sie mit deren Abschluss.

(2) Als Jahr der Weglegung gilt

bei Prüfungsarbeiten und sonstigen Prüfungsunterlagen das Jahr, in dem die Bekanntgabe des Prüfungsergebnisses an den Prüfling erfolgt ist, im Falle der Wiederholungsprüfung das Jahr, in dem das Ergebnis der letzten Prüfung bekannt gegeben worden ist;

bei Hinterlegungen das Jahr, in dem die Hinterlegung beendet worden ist oder die Fristen nach dem Brandenburgischen Hinterlegungsgesetz vom 3. November 2010 (GVBl. I Nr. 37), das durch Artikel 2 des Gesetzes vom 10. Juli 2014 (GVBl. I Nr. 35 S. 2) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung abgelaufen sind;

bei Büchern über Urkundenverwahrungen gemäß Nummer 225 des Abschnitts I der Anlage das Jahr, in dem alle darin verzeichneten Fälle erledigt sind;

bei Gefangenenbüchern mit den dazugehörigen Gefangenenkarteien und bei den Listen über die den Gefangenen abgenommenen Gegenstände sowie bei Büchern und Nachweisen über die den Gefangenen abgenommenen Gelder das Jahr, in dem der Vollzug bezüglich aller darin aufgeführten Gefangenen beendet ist;

für (Sammel)Akten mit den Unterlagen über die Wahl, Ernennung, Berufung oder Bestellung und Heranziehung ehrenamtlicher Richterinnen und Richter das Jahr des Ablaufs der jeweiligen Wahl- oder Amtsperiode;

für Akten über sonstige Angelegenheiten, für die die Weglegung nicht durch besondere Vorschrift geregelt ist, das Jahr, in dem die letzte Verfügung zur Sache ergangen ist.

(3) Personalakten sind – soweit sich aus dem Landesbeamtengesetz nichts anderes ergibt – abgeschlossen,

wenn die oder der Beschäftigte

aus dem öffentlichen Dienst ausgeschieden ist, mit Ablauf des Jahres des Erreichens der gesetzlichen Altersgrenze,

im Falle der Weiterbeschäftigung über die gesetzliche Altersgrenze hinaus gilt die Personalakte als abgeschlossen mit Ablauf des Jahres, in dem das Beschäftigungsverhältnis endet,

im Falle des vorherigen Todes gilt die Personalakte als abgeschlossen mit dem Ablauf des Todesjahres;

wenn die Notarin oder der Notar, die Notarassessorin oder der Notarassessor, der Rechtsbeistand oder sonstige Inhaber einer Rechtsberatungserlaubnis aus dem Amt oder dem Beruf ausgeschieden ist, mit Ablauf des Jahres der Vollendung des 70. Lebensjahres; im Falle

der Tätigkeit über das 70. Lebensjahr hinaus mit Ablauf des Jahres, in dem das Amts- oder Berufsverhältnis endet,

des vorherigen Todes mit Ablauf des Todesjahres,

einer Notariatsverwalterschaft gemäß § 56 der Bundesnotarordnung in der im Bundesgesetzblatt Teil III, Gliederungsnummer 303-1, veröffentlichten bereinigten Fassung, die zulet zt durch Artikel 3 des Gesetzes vom 12. Dezember 2007 (BGBl. I S. 2840) geändert worden ist, nach deren Abwicklung.

wenn es sich um eine juristische Person oder eine Personenvereinigung handelt, mit Ablauf des Jahres, in dem die Löschung im Handelsregister oder Partnerschaftsregister eingetragen oder die Auseinandersetzung abgeschlossen ist.

(4) Bei automationsunterstützter Schriftgutverwaltung kann abweichend von Absatz 1 die Aufbewahrungsfrist auch von einem früheren Zeitpunkt (zum Beispiel vom Datum der Weglegungsverfügung) an berechnet werden. Die Entscheidung hierüber trifft die Behördenleitung. Entsprechendes gilt auch bei der automationsunterstützten Schriftgutverwaltung in Straf- und Bußgeldsachen.

(5) Soweit eine Aufbewahrungsfrist von unter einem Jahr bestimmt wurde, beginnt die Aufbewahrungsfrist abweichend von Absatz 1 mit Ablauf des Monats, in dem die verfahrensbeendende Entscheidung ergangen ist.

(6) Für Vormundschaften, Pflegschaften und Beistandschaften über Minderjährige sowie für die zur Zuständigkeit des Familiengerichts (bis zum 31. August 2009: gegebenenfalls Zuständigkeit des Vormundschaftsgerichts) gehörenden Angelegenheiten sonstiger Fürsorge für ein unter elterlicher Sorge stehendes Kind beginnt die Aufbewahrungsfrist abweichend von Absatz 1 mit dem Jahr, das auf das Jahr folgt, in dem die ehemals minderjährige Person – soweit mehrere Geschwister vorhanden sind, die jüngste, an der Angelegenheit beteiligte, ehemals minderjährige Person – das 21. Lebensjahr vollendet hat, auch wenn die Sache auf andere Weise vorher endete.

(7) Wird ein Verfahren aufgenommen oder fortgesetzt, nachdem die Akten bereits weggelegt sind (zum Beispiel durch einen Antrag auf Wiederaufnahme des Verfahrens), so beginnt mit dem Ablauf des Jahres, in dem sie erneut weggelegt worden sind, eine neue Aufbewahrungsfrist.