§ 2 Struktur und Format elektronischer Akten; Repräsentat

(1) In der elektronischen Akte werden zur Akte gebrachte elektronische Dokumente einschließlich zugehöriger Signaturdateien sowie sonstige zur Akte gebrachte Dateien und Informationen gespeichert. Elektronische Empfangsbekenntnisse sowie elektronische Formulare, die als strukturierte maschinenlesbare Datensätze übermittelt worden sind, werden nach § 110b des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten in Verbindung mit § 2 Absatz 1 der Bundes-bußgeldaktenführungsverordnung vom 8. Januar 2020 ( BGBl. I S. 63) als Datensätze in der elektronischen Akte gespeichert.

(2) Die nach Absatz 1 in der elektronischen Akte gespeicherten Inhalte müssen jederzeit zusätzlich als elektronische Dokumente im Format PDF/A wiedergegeben werden können; diese Dokumente bilden das Repräsentat. Das Repräsentat muss den gesamten zur Akte gebrachten Inhalt mit Ausnahme der nur für die Datenverarbeitung notwendigen Struktur-, Definitions- und Schemadateien wiedergeben. Soweit die Wiedergabe eines Inhalts technisch nicht möglich ist oder unverhältnismäßigen Aufwand erfordert, ist ein entsprechender Hinweis in das Repräsentat aufzunehmen. An die Stelle von Signaturdateien müssen im Repräsentat Vermerke über das Ergebnis der Signaturprüfung treten. Das Repräsentat muss druckbar, kopierbar und, soweit technisch möglich, durchsuchbar sein.

(3) Elektronisch geführte Akten sind so zu strukturieren, dass sie die interne Bearbeitung sowie den Aktenaustausch unterstützen. Bei der elektronischen Aktenführung sind alle Daten vorzuhalten, die erforderlich sind, um den für die Übermittlung von elektronischen Akten vorgesehenen strukturierten maschinenlesbaren Datensatz im Dateiformat XML gemäß der Bekanntmachung nach § 2 Absatz 3 in Verbindung mit § 6 der Bußgeldaktenübermittlungsverordnung zu erzeugen und die Bearbeitung zu unterstützen.

(4) Als Bußgeldbehörden tätige Verwaltungsbehörden müssen Bußgeldakten mindestens nach Maßgabe der in den Absätzen 1 und 3 niedergelegten Grundsätze führen. Sie sollen die in Absatz 2 niedergelegten Grundsätze beachten.